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Erste Schritte: Scrum im Verein starten

Sie möchten Scrum in Ihrem Verein einführen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den Einstieg und hilft Ihnen, die ersten Sprints erfolgreich zu gestalten.

Voraussetzungen prüfen​

Bevor Sie mit Scrum starten, sollten Sie sicherstellen, dass die Grundvoraussetzungen gegeben sind:

✅ Mindestanforderungen​

  • Mindestens 3-5 aktive Mitglieder, die regelmäßig mitarbeiten möchten
  • Bereitschaft zu regelmäßigen Treffen (alle 2-4 Wochen für die Sprintplanung)
  • Digitale Grundausstattung: Zugang zu einem digitalen Tool (siehe Geeignete Tools)
  • Offenheit für Veränderung: Das Team ist bereit, neue Arbeitsweisen auszuprobieren

💡 Realistisches Erwartungsmanagement​

Scrum ist kein Wundermittel, sondern eine Methode, die Zeit braucht, um ihre Wirkung zu entfalten:

  • Die ersten 2-3 Sprints sind Lernphase – Perfektion wird nicht erwartet
  • Anpassungen sind normal – Die Methode muss zu Ihrem Verein passen, nicht umgekehrt
  • Nicht alle werden sofort begeistert sein – Geduld und kontinuierliche Verbesserung sind wichtig
  • Der Zeitaufwand lohnt sich – Nach der Einführungsphase wird die Arbeit deutlich effizienter

Schritt 1: Team zusammenstellen und informieren​

Das Kernteam definieren​

Identifizieren Sie die Personen, die aktiv mit Scrum arbeiten werden:

  • Wer ist regelmäßig verfügbar? (mindestens für die Sprintplanungen)
  • Wer möchte aktiv an Projekten mitarbeiten?
  • Wer hat Interesse an der Methode?
tipp

Starten Sie lieber mit einem kleineren, motivierten Team als mit vielen halbherzig Beteiligten. Weitere Mitglieder können später hinzukommen, wenn die Methode etabliert ist.

Scrum Master bestimmen​

Wählen Sie eine Person als Scrum Master für die ersten Sprints:

  • Sollte sich für die Methode interessieren und bereit sein, sich einzuarbeiten
  • Muss nicht zwingend Vorstandsmitglied sein, für den Anfang erspart das aber Diskussionen
  • Sollte gute Moderationsfähigkeiten haben oder bereit sein, diese zu entwickeln
  • Kann nach einigen Sprints gewechselt werden

Erste Informationsrunde​

Organisieren Sie ein erstes Treffen (30-45 Minuten), um das Team zu informieren:

Agenda:

  1. Was ist Scrum? (5-10 Min) – Grundprinzipien kurz erklären
  2. Warum wollen wir das einführen? (5 Min) – Aktuelle Herausforderungen benennen
  3. Wie läuft ein Sprint ab? (10 Min) – Ablauf grob skizzieren
  4. Was bedeutet das für uns? (10 Min) – Zeitaufwand, Erwartungen klären
  5. Fragen und Bedenken (10 Min) – Raum für Diskussion
info

Teilen Sie im Vorfeld oder nach dem Treffen einen Link zu dieser Dokumentation, damit sich Interessierte einlesen können. Der Abschnitt Was ist Scrum? eignet sich gut als Einstieg.

Schritt 2: Tool auswählen und einrichten​

Tool-Entscheidung treffen​

Entscheiden Sie gemeinsam, welches Tool Sie nutzen möchten. Kriterien für die Auswahl:

  • Budget: Was kann sich der Verein leisten? (Non-Profit-Rabatte prüfen!)
  • Technische Kompetenz: Kann das Team das Tool bedienen?
  • Funktionsumfang: Brauchen wir Chat? Nur Boards? Dokumentenverwaltung?
  • Datenschutz: Wie wichtig ist uns Datenkontrolle?

Empfehlungen für den Einstieg:

  • Einfach & kostenlos: Trello (Kanban-Board) und WhatsApp/Signal (Chat)
  • All-in-One, etwas komplexer: Notion (wenn Team technisch versiert ist)
  • Open Source & Datenschutz: Wekan und Mattermost (wenn jemand hosten kann)

Eine ausführliche Übersicht finden Sie unter Geeignete Tools.

Grundstruktur einrichten​

Richten Sie im gewählten Tool folgende Grundstruktur ein:

1. Board für Sprints

  • Spalte: "Backlog" (alle geplanten Aufgaben)
  • Spalte: "In Bearbeitung" (aktuelle Sprint-Aufgaben)
  • Spalte: "Erledigt" (abgeschlossene Aufgaben)

2. Bereich für Projekte

  • Liste aller laufenden und geplanten Projekte
  • Jedes Projekt mit Start- und Enddatum

3. Dokumentenbereich (optional)

  • Wichtige Dokumente und Informationen
  • Kontakte und Ansprechpartner
  • Meeting-Protokolle
tipp

Halten Sie die Struktur anfangs bewusst einfach. Sie können später jederzeit verfeinern und erweitern. Eine überladene Struktur schreckt Neueinsteiger ab. Doing is better than perfect.

Schritt 3: Erstes Projekt und Backlog erstellen​

Ein Startprojekt auswählen​

Wählen Sie für den Einstieg ein überschaubares Projekt:

Gute Startprojekte:

  • ✅ Konkrete Veranstaltung (z.B. Sommerfest, Mitgliederversammlung)
  • ✅ Klar umrissener Zeitraum
  • ✅ Mehrere Beteiligte
  • ✅ Mittlerer Umfang (nicht zu klein, nicht zu groß)
  • ✅ Ein Projekt, bei dem schon Routine hat (z.B. jährliches Event)

Weniger geeignet für den Start:

  • ❌ Sehr komplexe Großprojekte
  • ❌ Langfristige, offene Vorhaben ohne klares Ende
  • ❌ Projekte mit sehr vielen Unbekannten

Erstes Backlog anlegen​

Sammeln Sie gemeinsam alle Aufgaben für das gewählte Projekt:

Methode: Brainstorming-Session (45-60 Min)

  1. Sammeln (20 Min): Jeder notiert Aufgaben, die ihm einfallen
  2. Clustern (15 Min): Ähnliche Aufgaben gruppieren
  3. Formulieren (20 Min): Aufgaben im erledigten Zustand formulieren ( siehe Aufgaben richtig schreiben)
  4. Priorisieren (15 Min): Grobe Reihenfolge festlegen

Beispiel: Backlog für "Sommerfest 2025"

Projekt: Sommerfest 2025 (01.03. - 15.07.2025)

Frühe Aufgaben:
□ Location ist gebucht (bis 15.03.)
□ Termin ist auf Website veröffentlicht (bis 20.03.)
□ Grobes Budget ist erstellt und mit Vorstand abgestimmt (bis 30.03.)

Mittelfristige Aufgaben:
□ Catering-Angebote sind eingeholt und Anbieter ist ausgewählt (bis 01.06.)
□ Musikanlage ist reserviert (bis 15.06.)
□ Plakate und Flyer sind gestaltet (bis 01.06.)

Später:
□ Helfer sind eingeteilt (bis 01.07.)
□ Einkauf ist erledigt (bis 10.07.)
info

Sie müssen nicht sofort alle Aufgaben kennen. Das Backlog ist ein lebendiges Dokument, das während der Sprints kontinuierlich gepflegt und erweitert wird.

Schritt 4: Erste Sprintplanung vorbereiten​

Termin festlegen​

Planen Sie die erste Sprintplanung:

  • Dauer: 60-90 Minuten (erste Planung darf länger dauern)
  • Zeitpunkt: Wählen Sie einen Termin, an dem möglichst alle dabei sein können
  • Format: Präsenz ist für den Start besser als virtuell (wenn möglich)
  • Sprint-Länge festlegen: 2, 3 oder 4 Wochen? (Empfehlung für den Start: 3 Wochen)

Einladung versenden​

Verschicken Sie eine klare Einladung mit allen wichtigen Infos:

Beispiel-Einladung:

Betreff: Erste Sprintplanung – Wir starten mit Scrum! 

Liebe Team-Mitglieder,

wir starten am [Datum] um [Uhrzeit] mit unserer ersten Sprintplanung.

📍 Ort: [Vereinsheim/Online-Link]
⏱️ Dauer: ca. 90 Minuten
🎯 Ziel: Gemeinsam die Aufgaben für die nächsten 3 Wochen planen

Was passiert?
- Kurze Einführung in den Ablauf (10 Min)
- Backlog durchgehen und klären (30 Min)
- Aufgaben für den ersten Sprint auswählen (30 Min)
- Aufgaben zuweisen (15 Min)

Bitte schaut euch vorher kurz an, was Scrum ist: [Link zur Doku]

Wir freuen uns auf euch!
[Name des Scrum Masters]

Material vorbereiten​

Der Scrum Master bereitet die erste Planung vor:

  • ✅ Tool ist eingerichtet und zugänglich für alle
  • ✅ Backlog ist angelegt (kann in der Planung noch erweitert werden)
  • ✅ Agenda für das Meeting ist vorbereitet
  • ✅ Beamer/Screen Sharing ist organisiert (falls nötig)
  • ✅ Zeitplan ist erstellt (Moderation vorbereiten)

Schritt 5: Erste Sprintplanung durchführen​

Ablauf der ersten Planung​

Da es die erste Planung ist, gibt es noch keinen abgeschlossenen Sprint zu besprechen. Der Fokus liegt auf dem Kennenlernen der Methode und der Planung des ersten Sprints.

Empfohlene Agenda für die erste Sprintplanung (90 Min):

1. Begrüßung und Überblick (10 Min)​

  • Kurze Vorstellungsrunde (falls nötig)
  • Ziel des Meetings erklären
  • Ablauf vorstellen

2. Scrum-Grundlagen wiederholen (10 Min)​

  • Was ist ein Sprint?
  • Wie funktioniert das Board?
  • Was bedeutet "Definition of Done"?
  • Welche Rolle hat der Scrum Master?

3. Projekt und Backlog vorstellen (15 Min)​

  • Projekt kurz beschreiben (Ziel, Zeitraum, Umfang)
  • Backlog gemeinsam durchgehen
  • Fragen klären und Aufgaben präzisieren

4. Backlog-Refinement (25 Min)​

  • Aufgaben kritisch hinterfragen
  • Unklare Aufgaben konkretisieren
  • Fehlende Aufgaben ergänzen
  • Im erledigten Zustand formulieren
tipp

Nutzen Sie die Zeit, um Fragen zu stellen wie:

  • "Was genau bedeutet diese Aufgabe?"
  • "Was muss alles erledigt sein, damit die Aufgabe 'done' ist?"
  • "Fehlt noch etwas?"
  • "Ist die Formulierung klar?"

5. Sprint planen (20 Min)​

Wählen Sie gemeinsam Aufgaben für den ersten Sprint:

Kriterien für die Auswahl:

  • ✅ Wichtigkeit: Welche Aufgaben haben Deadlines oder sind besonders wichtig?
  • ✅ Machbarkeit: Können wir das in 3 Wochen realistisch schaffen?
  • ✅ Vielfalt: Gibt es für alle passende Aufgaben?

Faustregel für den ersten Sprint: Planen Sie lieber etwas weniger als zu viel! Besser, der Sprint wird vorzeitig fertig als dass viele Aufgaben unerledigt bleiben.

6. Aufgaben zuweisen (10 Min)​

Jede Aufgabe wird einer Person zugewiesen:

  • Der Scrum Master moderiert die Zuweisung
  • Jeder übernimmt die Ergebnisverantwortung für seine Aufgaben
  • Niemand wird überlastet
  • Bei Unsicherheiten: Aufgaben gemeinsam bearbeiten
info

Ergebnisverantwortung bedeutet nicht, dass man alles alleine machen muss! Teamarbeit und gegenseitige Unterstützung sind ausdrücklich erwünscht.

7. Abschluss und nächste Schritte (10 Min)​

  • Zusammenfassung: Was haben wir geplant?
  • Wann ist die nächste Sprintplanung? (in 3 Wochen)
  • Wie kommunizieren wir während des Sprints? (Chat-Gruppe, etc.)
  • Offene Fragen klären

Schritt 6: Ersten Sprint durchführen​

Während des Sprints​

Aufgaben bearbeiten

  • Jeder arbeitet an seinen zugewiesenen Aufgaben
  • Status im Tool aktualisieren (Backlog → In Bearbeitung → Erledigt)
  • Bei Problemen: Scrum Master oder Team kontaktieren

Kommunikation

  • Nutzen Sie den vereinbarten Kommunikationskanal (z.B. WhatsApp, Slack)
  • Teilen Sie Updates, wenn Aufgaben erledigt sind
  • Fragen Sie nach Unterstützung, wenn Sie nicht weiterkommen
  • Informieren Sie, wenn sich Probleme abzeichnen

Rolle des Scrum Masters

  • Fragt nach, wie es läuft (aber nicht aufdringlich)
  • Hilft bei Problemen
  • Erinnert an Deadlines
  • Motiviert und unterstützt
warnung

Wichtig: Es gibt keine täglichen Meetings! Die Kommunikation läuft asynchron über den Chat oder informelle Abstimmungen. Die Sprintplanung ist das einzige verbindliche Meeting.

Umgang mit Problemen​

Aufgabe kann nicht erledigt werden?

  • Rechtzeitig kommunizieren (nicht erst bei der nächsten Planung!)
  • Um Unterstützung bitten
  • Aufgabe ggf. in den nächsten Sprint verschieben

Neue dringende Aufgabe taucht auf?

  • Mit dem Team abstimmen
  • Kann es bis zum nächsten Sprint warten?
  • Falls nicht: Welche geplante Aufgabe kann warten?

Zu viel/zu wenig Arbeit?

  • Auch das ist wertvolles Feedback für die nächste Planung
  • Beim nächsten Sprint entsprechend anpassen

Schritt 7: Zweite Sprintplanung und Reflexion​

Die zweite Sprintplanung folgt dem vollständigen Ablauf, wie in Sprintplanung beschrieben:

  1. Review des abgeschlossenen Sprints (20 Min)

    • Was wurde erledigt?
    • Was blieb offen?
    • Probleme und Erfolge besprechen

  2. Backlog-Refinement (25 Min)

    • Neue Aufgaben hinzufügen
    • Bestehende präzisieren
    • Überflüssiges entfernen

  3. Planung des nächsten Sprints (25 Min)

    • Aufgaben auswählen
    • Aufgaben zuweisen

Lessons Learned sammeln​

Nutzen Sie die Review-Phase, um zu reflektieren:

Fragen für die erste Reflexion:

  • Was lief gut in diesem Sprint?
  • Was war schwierig?
  • Haben wir zu viel/zu wenig geplant?
  • Wie war die Kommunikation?
  • Was sollten wir im nächsten Sprint anders machen?
tipp

Notieren Sie diese Erkenntnisse! Sie helfen Ihnen, die Methode kontinuierlich zu verbessern und an Ihren Verein anzupassen.

Häufige Fragen beim Einstieg​

"Wie viele Aufgaben sollen wir im ersten Sprint einplanen?"​

Starten Sie konservativ: Lieber 5 realistische Aufgaben erfolgreich erledigen als 15 planen und nur 7 schaffen. Sie können im nächsten Sprint steigern.

"Was, wenn nicht alle zur Sprintplanung kommen können?"​

Das ist ein bekanntes Problem im Ehrenamt. Lösungsansätze:

  • Termin lange im Voraus festlegen
  • Doodle nutzen, um gemeinsame Termine zu finden
  • Notfalls: Planung mit den Anwesenden machen, Abwesende bekommen Aufgaben später zugewiesen
  • Hybrides Meeting anbieten (einige vor Ort, andere per Video)

"Muss wirklich alles ins Tool eingetragen werden?"​

Ja, das ist wichtig für Transparenz. Aber: Starten Sie mit den wichtigen Aufgaben. Kleine Dinge wie "5-Minuten-Anruf" müssen nicht unbedingt erfasst werden.

"Wie streng müssen wir die Methode befolgen?"​

Scrum für das Ehrenamt ist bereits eine angepasste Version. Weitere Anpassungen sind okay, solange die Grundprinzipien (Transparenz, regelmäßige Planung, definierte Aufgaben) erhalten bleiben.

"Was, wenn jemand skeptisch ist oder nicht mitmachen will?"​

Das ist normal. Geben Sie der Methode Zeit. Oft überzeugen die ersten Erfolge die Skeptiker. Zwingen Sie niemanden – freiwillige Teilnahme ist wichtiger als Vollständigkeit.

"Wie lange dauert es, bis Scrum 'läuft'?"​

Rechnen Sie mit 3-5 Sprints, bis die Methode sitzt und sich natürlich anfühlt. Die ersten Sprints sind Lernphasen mit Optimierungspotenzial – das ist völlig normal.

Checkliste: Bereit für den Start?​

Prüfen Sie, ob Sie alle wichtigen Schritte erledigt haben:

Vorbereitung:

  • Team ist informiert und motiviert
  • Scrum Master ist bestimmt
  • Tool ist ausgewählt und eingerichtet
  • Grundstruktur (Board, Projekte) ist angelegt
  • Erstes Projekt ist definiert
  • Initiales Backlog ist erstellt

Erste Sprintplanung:

  • Termin steht und Einladungen sind versendet
  • Agenda ist vorbereitet
  • Material ist bereit (Beamer, Zugang zum Tool)
  • Sprint-Länge ist festgelegt

Kommunikation:

  • Kanal für asynchrone Kommunikation ist eingerichtet (Chat)
  • Alle haben Zugriff auf das Tool
  • Dokumentation ist geteilt (Link zu dieser Seite)

Nächste Schritte nach dem ersten Sprint​

Sobald Sie die ersten 2-3 Sprints durchlaufen haben:

  1. Vertiefen Sie Ihr Wissen: Lesen Sie die fortgeschrittenen Themen

  2. Optimieren Sie Ihre Prozesse:

    • Führen Sie nach 2-3 Monaten eine erste Retrospektive durch
    • Passen Sie Sprint-Länge an, falls nötig
    • Verfeinern Sie Ihre Tool-Nutzung

  3. Erweitern Sie das Team:

    • Integrieren Sie weitere Mitglieder, wenn die Methode etabliert ist
    • Teilen Sie Erfolge mit dem gesamten Verein

  4. Feiern Sie Erfolge:

    • Machen Sie sichtbar, was das Team erreicht hat
    • Würdigen Sie die Arbeit der Beteiligten
    • Nutzen Sie die Motivation für weitere Projekte
tipp

Der Einstieg in Scrum erfordert Geduld und die Bereitschaft, aus Fehlern zu lernen. Keine Sorge, wenn nicht alles sofort perfekt läuft – das ist völlig normal. Die Methode entwickelt sich gemeinsam mit Ihrem Team. Viel Erfolg! 🚀

Zusammenfassung​

Der Einstieg in Scrum für das Ehrenamt erfolgt in 7 Schritten:

  1. Voraussetzungen prüfen – Team, Bereitschaft, Tools
  2. Team zusammenstellen – Scrum Master wählen, informieren
  3. Tool auswählen – Entscheiden und einrichten
  4. Backlog erstellen – Erstes Projekt mit Aufgaben
  5. Erste Planung vorbereiten – Termin, Einladung, Material
  6. Sprint durchführen – Arbeiten, kommunizieren, unterstützen
  7. Reflektieren und anpassen – Lernen aus dem ersten Sprint

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung sind Sie gut vorbereitet, um Scrum in Ihrem Verein erfolgreich zu starten!