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Warum das Ganze?

Die agile Methodik, die wir hier vorstellen, hat ihren Ursprung im CVJM Jugendkultur & Musik e.V.. Der Verein organisiert jährlich ein mehrtägiges Festival sowie zahlreiche Konzerte im Laufe des Jahres. Dabei stellten wir fest, dass ein Großteil des Fachwissens bei nur wenigen Mitgliedern lag – ein Zustand, der regelmäßig zu überlasteten Teammitgliedern, verpassten Deadlines und Verzögerungen führte. Gerade im Veranstaltungsmanagement, wo Deadlines unverrückbar sind, war dies besonders problematisch: Ein großes Event kann nicht einfach verschoben werden.

Agiles Arbeiten

Unsere Ziele​

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, haben wir eine agile Methodik entwickelt, die sich speziell an die Bedürfnisse von ehrenamtlichen Strukturen anpasst. Dabei flossen unsere Erfahrungen aus dem Berufsleben ein, viele von uns arbeiten professionell mit agilen Methoden.

Die folgenden Ziele standen dabei im Mittelpunkt:

  • Transparenz und Sichtbarkeit: Alle Aufgaben – sei es regelmäßig wiederkehrend oder einmalig – sollten klar dokumentiert und sichtbar sein. So können neue Mitglieder nicht nur schnell erkennen, was zu tun ist, sondern auch von Anfang an lernen und sich aktiv einbringen.

  • Digitalisierung: Die Pandemie hatte das Vereinsleben vollständig ins Digitale verlagert. Dies machte die Einführung eines agilen Projektmanagements zum nächsten logischen Schritt, um effizient und ortsunabhängig zu arbeiten. Die Methode sollte daher komplett digital abbildbar sein.

  • Entlastung und Integration: Durch die transparente Verteilung von Aufgaben wurden die wenigen aktiven Mitglieder entlastet, und neue Mitglieder konnten leichter eingebunden werden.

  • Sicherheit und Kontrolle: Das Ehrenamt soll sich nicht länger als harte Arbeit anfühlen. Ein Gefühl der Kontrolle soll bei allen Beteiligten dauerhaft bestehen.

  • Wertschätzung: Die Arbeit der Mitglieder sollte sichtbarer gemacht und dadurch stärker anerkannt werden.

Der Erfolg​

Das Blast of Eternity 2023 war das erste Festival, das mithilfe dieser agilen Methodik erfolgreich organisiert wurde. Der Erfolg dieses Projekts war die Inspiration, die Prinzipien zu dokumentieren, weiterzuentwickeln und zu teilen. Das Ergebnis ist diese Sammlung von Texten – eine Anleitung, wie agile Methoden auch im Ehrenamt gewinnbringend eingesetzt werden können.