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Projektschablonen

Projektschablonen sind ein mächtiges Werkzeug im agilen Ehrenamt, um wiederkehrende Projekte effizient zu planen und dabei von den Erfahrungen der Vorjahre zu profitieren. Sie dienen als Vorlage für Projekte, die sich jährlich oder regelmäßig wiederholen, wie z. B. das Sommerfest, die Jahreshauptversammlung oder die Weihnachtsfeier.

Projektschablonen

Was ist eine Projektschablone?​

Eine Projektschablone ist eine wiederverwendbare Vorlage für ein Projekt, die alle notwendigen Aufgaben, Informationen und Erfahrungswerte aus früheren Durchführungen bündelt. Sie besteht aus drei wesentlichen Elementen:

1. Zeitraum​

Jede Projektschablone definiert einen klaren zeitlichen Rahmen:

  • Startdatum: Wann beginnt die Planung und Vorbereitung?
  • Enddatum: Wann findet das Projekt statt oder ist abgeschlossen?
  • Meilensteine: Wichtige Zwischentermine und Deadlines

Beispiel: "Sommerfest 2025" läuft vom 01.03.2025 (Planungsbeginn) bis 15.07.2025 (Veranstaltungstermin)

2. Gesamtbeschreibung​

Die Beschreibung gibt einen Überblick über das Projekt und dokumentiert wichtige Rahmenbedingungen:

  • Ziel des Projekts: Was soll erreicht werden?
  • Umfang: Wie groß ist das Projekt? (z. B. erwartete Teilnehmerzahl, Budget)
  • Besonderheiten: Was ist bei diesem Projekt zu beachten?
  • Lessons Learned: Was hat im letzten Jahr gut funktioniert? Was sollte verbessert werden?

Beispiel:

Projekt: Sommerfest 2025
Ziel: Gemeinsames Vereinsfest für Mitglieder und Anwohner
Umfang: ca. 150 Teilnehmer, Budget 3.000 €
Besonderheiten: Musikbühne, Kinderprogramm, Grillstand
Lessons Learned 2024:
- Getränke früher bestellen (mindestens 3 Wochen vorher)
- Mehr Helfer für Auf- und Abbau einplanen
- Wetterplan B (Zelt) bereits bei Planung berücksichtigen

3. Gebündelte Aufgaben (Tasks)​

Die Projektschablone enthält alle Aufgaben, die für die Durchführung des Projekts notwendig sind. Diese Aufgaben sind:

  • Im erledigten Zustand formuliert (siehe Aufgaben richtig schreiben)
  • Mit Deadlines versehen
  • Nach Kategorien oder Phasen sortiert
  • Basierend auf Erfahrungen aus vorherigen Jahren optimiert

Beispiel für Aufgaben im Sommerfest-Projekt:

Phase 1: Planung (März - April)

  • Location ist gebucht (Deadline: 15.03.)
  • Budget ist mit Vorstand abgestimmt (Deadline: 20.03.)
  • Grobe Zeitplanung ist erstellt (Deadline: 30.03.)

Phase 2: Organisation (Mai - Juni)

  • Catering ist bestellt (Deadline: 01.06.)
  • Musikanlage ist reserviert (Deadline: 15.06.)
  • Plakate und Flyer sind gestaltet und gedruckt (Deadline: 20.06.)
  • Genehmigung ist bei der Stadt eingeholt (Deadline: 25.06.)

Phase 3: Umsetzung (Juli)

  • Helfer sind eingeteilt und informiert (Deadline: 01.07.)
  • Einkaufsliste ist erstellt und Einkauf ist erledigt (Deadline: 10.07.)
  • Auf- und Abbau ist organisiert (Deadline: 14.07.)

Warum sind Projektschablonen so wertvoll?​

1. Zeitersparnis​

Statt jedes Jahr bei Null anzufangen, können Sie auf bewährte Strukturen zurückgreifen. Die Grundstruktur steht bereits, und Sie müssen nur noch Details anpassen.

2. Wissensbewahrung​

Erfahrungen und Lessons Learned bleiben im System erhalten, auch wenn Mitglieder wechseln. Neuen Teammitgliedern wird so der Einstieg erleichtert.

3. Kontinuierliche Verbesserung​

Nach jedem Durchlauf wird die Schablone aktualisiert: Neue Aufgaben werden ergänzt, überflüssige entfernt, Deadlines angepasst. So wird das Projekt Jahr für Jahr besser.

4. Vollständigkeit​

Durch die systematische Sammlung aller Aufgaben wird nichts vergessen. Auch kleine, aber wichtige Details wie "Versicherung informieren" oder "Dankesmail an Helfer versenden" sind dokumentiert.

5. Realistische Zeitplanung​

Die Schablone zeigt, wie viel Vorlaufzeit ein Projekt wirklich braucht. Dies hilft bei der realistischen Einschätzung in der Sprintplanung.

Projektschablonen in der Praxis​

Erstellen einer neuen Projektschablone​

Wenn Sie ein neues, wiederkehrendes Projekt planen:

  1. Projekt definieren: Name, Zeitraum, Ziel und Umfang festlegen
  2. Aufgaben sammeln: Alle notwendigen Aufgaben im erledigten Zustand formulieren
  3. Aufgaben strukturieren: Nach Phasen oder Kategorien ordnen
  4. Deadlines setzen: Realistische Termine für jede Aufgabe festlegen
  5. Dokumentieren: Wichtige Informationen, Kontakte, Lessons Learned notieren

Wiederverwendung bestehender Schablonen​

Wenn ein wiederkehrendes Projekt ansteht:

  1. Schablone kopieren: Vorjahres-Projekt als Vorlage nutzen
  2. Aktualisieren: Zeiträume, Deadlines und Details anpassen
  3. Lessons Learned einarbeiten: Erkenntnisse aus dem Vorjahr umsetzen
  4. Überflüssiges entfernen: Aufgaben, die nicht mehr relevant sind, löschen
  5. Neue Aufgaben ergänzen: Anforderungen, die sich ergeben haben, hinzufügen

Nach Projektabschluss​

Nach jedem abgeschlossenen Projekt:

  1. Reflexion: Was lief gut? Was könnte verbessert werden?
  2. Schablone aktualisieren: Neue Erkenntnisse dokumentieren
  3. Aufgaben anpassen: Formulierungen verbessern, neue Tasks ergänzen
  4. Für nächstes Jahr archivieren: Schablone als Vorlage für das Folgejahr sichern

Typische Projektschablonen im Ehrenamt​

Hier sind Beispiele für Projekte, die sich gut als Schablonen eignen:

Wiederkehrende Veranstaltungen​

  • Sommerfest, Weihnachtsfeier, Tag der offenen Tür
  • Jahreshauptversammlung
  • Spendenaktionen
  • Vereinsausflüge

Regelmäßige organisatorische Aufgaben​

  • Jahresabschluss und Steuererklärung
  • Mitgliederverwaltung (Beitragseinzug, An- und Abmeldungen)
  • Trainingsplanung (z. B. für Sportvereine)
  • Newsletter und Öffentlichkeitsarbeit

Saisonale Projekte​

  • Sommercamp, Ferienprogramm
  • Adventsbasar
  • Frühjahrsputz im Vereinsheim

Integration in den Sprint-Zyklus​

Projektschablonen werden während des Backlog Refinements in der Sprintplanung genutzt:

  1. Projekt starten: Wenn ein wiederkehrendes Projekt ansteht, wird die entsprechende Schablone aktiviert
  2. Backlog füllen: Die Aufgaben aus der Schablone werden in das Projekt-Backlog übernommen
  3. Anpassen: Aufgaben werden an die aktuelle Situation angepasst
  4. In Sprints einplanen: Aufgaben werden sukzessive in die kommenden Sprints aufgenommen
tipp

Behandeln Sie Projektschablonen als lebende Dokumente. Sie entwickeln sich mit jedem Durchlauf weiter und werden immer besser. Ermutigen Sie Ihr Team, nach jedem Projekt Feedback zu geben und die Schablone zu verbessern.

Best Practices​

Do's​

  • Detailliert sein: Je genauer die Aufgaben beschrieben sind, desto leichter ist die Umsetzung
  • Zeitpuffer einplanen: Setzen Sie Deadlines mit ausreichend Vorlauf
  • Kontakte dokumentieren: Wichtige Ansprechpartner, Lieferanten, Dienstleister notieren
  • Budget festhalten: Erfahrungswerte zu Kosten dokumentieren
  • Flexibel bleiben: Schablonen sind Vorlagen, keine starren Regeln

Don'ts​

  • Nicht starr sein: Jedes Jahr kann es Besonderheiten geben, die Anpassungen erfordern
  • Nicht überfrachten: Nur wirklich notwendige Aufgaben aufnehmen
  • Nicht vergessen zu aktualisieren: Nach jedem Projekt sollte die Schablone überarbeitet werden
  • Nicht isoliert arbeiten: Das ganze Team sollte Zugriff auf Schablonen haben und diese nutzen

Zusammenfassung​

Projektschablonen sind ein unverzichtbares Werkzeug für wiederkehrende Projekte im Ehrenamt:

  • Sie sparen Zeit durch Wiederverwendung bewährter Strukturen
  • Sie bewahren Wissen und Erfahrungen für zukünftige Durchläufe
  • Sie sorgen für Vollständigkeit und realistische Planung
  • Sie erleichtern neuen Mitgliedern den Einstieg
  • Sie ermöglichen kontinuierliche Verbesserung

Investieren Sie Zeit in die Erstellung guter Projektschablonen – diese Investition zahlt sich bei jedem weiteren Durchlauf aus und macht die Projektarbeit im Verein deutlich effizienter und angenehmer.

info

Projektschablonen werden in Artefakte in Scrum für das Ehrenamt als wichtiger Bestandteil des Projekt-Backlogs erwähnt. Sie sind die Grundlage für die systematische Planung wiederkehrender Projekte.