Geeignete Tools

Theoretisch lässt sich die agile Methodik auch mit einer Tafel und Post-its im Vereinsheim umsetzen. Dies ist jedoch wenig komfortabel und schwer zugänglich, besonders wenn Mitglieder ortsunabhängig arbeiten möchten. Daher empfiehlt es sich, ein digitales Tool zu nutzen, um die Methodik effizient abzubilden.

Notion

Notion kombiniert die Funktionen einer Datenbank mit denen eines Wikis. Es ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, die übersichtlich in Boards, Tabellen oder Galerien organisiert werden können. Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Notion machen es zu einem mächtigen Werkzeug. Allerdings bietet es keinen integrierten Chat. Es gibt gute und stabile mobile Apps.

Vorteile:

• Viele vorgefertigte Vorlagen erleichtern den Einstieg.
• Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und bietet eine sehr gute User-Experience.
• Notion kann über das Projektmanagement hinaus auch als Wiki oder Knowledge Base genutzt werden.

Nachteile:

• Die Kosten sind für viele Mitglieder relativ hoch.
• Die Einrichtung erfordert fundierte Kenntnisse in der Modellierung von Datenbanken.
• Alle Nutzerinnen und Nutzer müssen eine hohe Disziplin und digitale Kompetenz mitbringen.
• Muss mit einem weiteren Tool zum Chatten ergänzt werden.

Preis: Ab 9,50 € pro Mitglied und Monat, Non-Profits erhalten 50 % Rabatt.

Slack

Slack ist ein leistungsstarker Chat- und Messaging-Dienst, der speziell für die Zusammenarbeit in Teams entwickelt wurde. Im Gegensatz zu WhatsApp ermöglicht Slack die Organisation von Gesprächen in themenspezifischen Channels, bietet grundlegende Funktionen für das Dokumentenmanagement und lässt sich durch eine Vielzahl von Plugins erweitern. Darüber hinaus stehen stabile und benutzerfreundliche mobile Apps zur Verfügung.

Vorteile:

• Kostenlos für Basis-Nutzung.
• Mehrere Channels sorgen für Übersicht und vermeiden unnötigen Noise oder Spam.
• Umfangreiche Integration mit anderen Tools wie Notion, Jira und vielen weiteren.
• Gut geeignet für schnelle Kommunikation und Teamabsprachen.

Nachteile:

• Die Kosten sind ohne den Non-Profit-Rabatt relativ hoch, wenn man auf Pro-Features angewiesen ist.
• Slack ersetzt kein Projektmanagement-Tool, da es primär ein Chat-Dienst ist und keine Aufgabenverwaltung bietet.

Preis: Slack bietet einen kostenlosen Basisplan mit eingeschränkten Funktionen. Für Non-Profits gibt es stark vergünstigte Tarife, ansonsten beginnen die Kosten bei 7,25 € pro Mitglied und Monat (Pro-Plan).

Trello

Trello ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, das auf dem Kanban-Prinzip basiert. Es bietet eine intuitive Benutzeroberfläche mit Boards, Listen und Karten, die sich leicht per Drag-and-Drop verschieben lassen. Trello eignet sich besonders gut für die Visualisierung von Arbeitsabläufen und ist für kleinere Teams einfach zu nutzen.

Vorteile:

• Sehr einfache und intuitive Bedienung mit flacher Lernkurve.
• Kostenloser Plan mit grundlegenden Funktionen für unbegrenzt viele Mitglieder.
• Zahlreiche Power-Ups (Erweiterungen) für zusätzliche Funktionen.
• Gute mobile Apps für iOS und Android.

Nachteile:

• Weniger flexibel als Notion bei komplexeren Datenstrukturen.
• Kein integrierter Chat oder keine Messaging-Funktion.
• Die kostenlosen Funktionen sind für größere Projekte möglicherweise zu eingeschränkt.

Preis: Kostenloser Basisplan verfügbar. Premium-Pläne beginnen bei 5 € pro Mitglied und Monat. Non-Profit-Rabatte sind verfügbar.

Nextcloud 🇪🇺

Europäische digitale Souveränität

Nextcloud ist eine Open-Source-Lösung aus Deutschland und steht für europäische digitale Souveränität. Die Software kann selbst gehostet werden, sodass alle Daten unter eigener Kontrolle bleiben.

Nextcloud ist eine umfassende Open-Source-Plattform für Zusammenarbeit und Dateimanagement. Ursprünglich als Cloud-Speicherlösung entwickelt, bietet Nextcloud heute ein vollständiges Ökosystem mit Apps für Projektmanagement (Deck), Dokumentenbearbeitung (Collabora/OnlyOffice), Chat (Talk), Kalender und vieles mehr.

Vorteile:

• Vollständige Datenkontrolle durch Self-Hosting oder vertrauenswürdige europäische Anbieter.
• DSGVO-konform und höchste Datenschutzstandards.
• Umfangreiches App-Ökosystem für verschiedene Anwendungsfälle.
• Einmalige Kosten oder günstige Hosting-Tarife ohne Pro-User-Gebühren.
• Aktive Community und professioneller Support verfügbar.

Nachteile:

• Self-Hosting erfordert technisches Know-how oder einen vertrauenswürdigen Dienstleister.
• Die Benutzeroberfläche ist weniger poliert als bei kommerziellen Alternativen.
• Einrichtung und Konfiguration können komplex sein.

Preis: Open Source und kostenlos. Hosting bei Anbietern ab ca. 5 € pro Monat (pauschal für alle Nutzer). Managed Enterprise-Lösungen verfügbar.

Taiga 🇪🇺

Europäische digitale Souveränität

Taiga ist ein Open-Source-Projektmanagement-Tool aus Spanien, das speziell für agile Teams entwickelt wurde und europäische Datenschutzstandards erfüllt.

Taiga ist eine Open-Source-Plattform für agiles Projektmanagement, die speziell für Scrum- und Kanban-Teams konzipiert wurde. Es bietet Funktionen wie User Stories, Sprints, Kanban-Boards und Burndown-Charts in einer modernen, übersichtlichen Benutzeroberfläche.

Vorteile:

• Speziell für agile Methoden (Scrum, Kanban) entwickelt.
• Open Source und selbst hostbar für volle Datenkontrolle.
• Kostenloser Cloud-Plan für öffentliche Projekte.
• Intuitive Benutzeroberfläche mit gutem Funktionsumfang.
• REST-API für Integrationen mit anderen Tools.

Nachteile:

• Weniger bekannt als kommerzielle Alternativen, kleinere Community.
• Self-Hosting erfordert technische Kenntnisse.
• Kein integrierter Chat oder Video-Call-Funktion.
• Die kostenlose Cloud-Version ist auf öffentliche Projekte beschränkt.

Preis: Kostenlos für öffentliche Projekte. Für private Projekte beginnen die Tarife bei ca. 5 € pro Mitglied und Monat. Self-Hosting ist kostenlos.

Mattermost 🇪🇺

Europäische digitale Souveränität

Mattermost ist eine Open-Source-Alternative zu Slack, die vollständig selbst gehostet werden kann und höchste Datensicherheit nach europäischen Standards gewährleistet.

Mattermost ist eine Open-Source-Messaging-Plattform für Teams, die als datenschutzfreundliche Alternative zu Slack entwickelt wurde. Die Software kann selbst gehostet werden und bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten sowie Funktionen für sichere Team-Kommunikation.

Vorteile:

• Vollständige Datenkontrolle durch Self-Hosting.
• DSGVO-konform und höchste Sicherheitsstandards.
• Ähnliche Funktionalität wie Slack, aber Open Source.
• Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten und Bot-Funktionen.
• Kostenlos in der selbst gehosteten Version.

Nachteile:

• Self-Hosting erfordert technisches Know-how und Serverinfrastruktur.
• Kleinere App-Auswahl im Vergleich zu Slack.
• Mobile Apps sind weniger ausgereift als bei kommerziellen Alternativen.

Preis: Open Source und kostenlos zum Self-Hosting. Cloud-Hosting beginnt bei ca. 10 € pro Mitglied und Monat für professionelle Funktionen.

Wekan 🇪🇺

Europäische digitale Souveränität

Wekan ist ein Open-Source-Kanban-Board, das selbst gehostet werden kann und somit vollständige Datenkontrolle und europäische Datenschutzstandards gewährleistet.

Wekan ist eine Open-Source-Alternative zu Trello, die als selbst gehostete Kanban-Board- Lösung entwickelt wurde. Es bietet eine ähnliche Funktionalität wie Trello, jedoch mit vollständiger Kontrolle über die eigenen Daten.

Vorteile:

• Open Source und kostenlos.
• Ähnliche Benutzeroberfläche wie Trello, einfacher Umstieg.
• Vollständige Datenkontrolle durch Self-Hosting.
• Aktive Entwicklung und Community.
• Mehrsprachige Unterstützung.

Nachteile:

• Self-Hosting erfordert technische Kenntnisse.
• Weniger Integrationen und Erweiterungen als Trello.
• Keine native Cloud-Version verfügbar.
• Benutzeroberfläche ist funktional, aber weniger poliert als kommerzielle Alternativen.

Preis: Kostenlos und Open Source.

Asana

Asana ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, das Teams bei der Organisation und Nachverfolgung ihrer Arbeit unterstützt. Es bietet verschiedene Ansichten (Listen, Boards, Timeline, Kalender) und eignet sich sowohl für agile als auch für traditionelle Projektmanagement-Methoden.

Vorteile:

• Vielseitig einsetzbar für verschiedene Projektmanagement-Methoden.
• Intuitive Benutzeroberfläche mit mehreren Ansichtsoptionen.
• Starke Funktionen für Aufgabenverwaltung und Abhängigkeiten.
• Umfangreiche Integrationen mit anderen Tools.
• Kostenloser Plan für Teams bis zu 15 Personen.

Nachteile:

• Kann für kleinere Teams zu komplex sein.
• Erweiterte Funktionen sind kostenpflichtig.
• Kein integrierter Chat.

Preis: Kostenloser Basisplan für bis zu 15 Mitglieder. Premium-Pläne beginnen bei 10,99 € pro Mitglied und Monat. Non-Profit-Rabatte von 50 % verfügbar.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine umfassende Kollaborationsplattform, die Chat, Video-Konferenzen, Dateifreigabe und Integration mit Office 365 kombiniert. Für Vereine, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist Teams eine naheliegende Wahl.

Vorteile:

• Vollständig integriert in die Microsoft 365-Umgebung.
• Kombiniert Chat, Video-Calls und Dokumentenbearbeitung in einer Plattform.
• Starke Video-Konferenz-Funktionen.
• Für Non-Profits oft kostenlos oder sehr günstig über Microsoft 365.

Nachteile:

• Kann überladen wirken mit vielen Funktionen.
• Erfordert Microsoft 365 für die volle Funktionalität.
• Weniger flexibel für agiles Projektmanagement im Vergleich zu spezialisierten Tools.
• Datenschutzbedenken bei Cloud-Speicherung außerhalb der EU.

Preis: Oft im Rahmen von Microsoft 365 für Non-Profits kostenlos oder stark vergünstigt erhältlich.

Online-Whiteboards für Retrospektiven

Für virtuelle Retrospektiven und kreative Zusammenarbeit sind Online-Whiteboard-Tools unverzichtbar. Sie ermöglichen es Teams, gemeinsam zu brainstormen, Ideen zu visualisieren und strukturierte Retrospektiven durchzuführen.

Miro

Miro ist eines der führenden Online-Whiteboard-Tools mit umfangreichen Funktionen für visuelle Zusammenarbeit. Es bietet eine unendliche Arbeitsfläche, auf der Teams gemeinsam arbeiten, Ideen strukturieren und Retrospektiven durchführen können.

Vorteile:

• Sehr umfangreiche Funktionen und vorgefertigte Templates
• Spezielle Templates für Scrum und Retrospektiven (Start-Stop-Continue, Mad-Sad-Glad, etc.)
• Echtzeit-Zusammenarbeit mit unbegrenzt vielen Teilnehmern
• Intuitive Bedienung mit Drag-and-Drop
• Gute Integration mit anderen Tools (Slack, Microsoft Teams, Zoom)
• Video-Chat direkt im Board möglich

Nachteile:

• Kostenloser Plan ist eingeschränkt (maximal 3 bearbeitbare Boards)
• Kann für Einsteiger überwältigend sein
• Erfordert stabile Internetverbindung

Preis: Kostenloser Basisplan verfügbar. Team-Plan ab 8 € pro Mitglied und Monat. Sonderkonditionen für Non-Profits verfügbar.

Mural

Mural ist ein weiteres professionelles Online-Whiteboard-Tool, das besonders für strukturierte Workshops und Retrospektiven geeignet ist. Es bietet ähnliche Funktionen wie Miro mit einem leicht anderen Schwerpunkt auf Facilitation.

Vorteile:

• Exzellente Templates für agile Methoden und Retrospektiven
• Gute Moderationsfunktionen (Timer, private Mode, Voting)
• Strukturierte Facilitation-Features
• Gute Benutzeroberfläche und Performance
• Integration mit gängigen Tools

Nachteile:

• Kostenloser Plan sehr eingeschränkt
• Ähnlich komplex wie Miro
• Etwas teurer als Alternativen

Preis: Kostenloser Testplan mit Einschränkungen. Team-Plan ab ca. 12 € pro Mitglied und Monat.

Google Jamboard

Google Jamboard ist Googles Whiteboard-Lösung, die besonders einfach und zugänglich ist. Ideal für Teams, die bereits Google Workspace nutzen.

Vorteile:

• Sehr einfach und intuitiv zu bedienen
• Kostenlos für alle mit Google-Account
• Gute Integration in Google Workspace
• Keine Lernkurve, sofort einsetzbar
• Funktioniert gut auf Tablets und Mobilgeräten

Nachteile:

• Deutlich weniger Funktionen als Miro oder Mural
• Keine speziellen Templates für Retrospektiven
• Begrenzte Arbeitsfläche (kein unendliches Canvas)
• Grundlegende Funktionen ausreichend für einfache Retrospektiven, aber nicht für komplexe Workshops

Preis: Kostenlos für alle mit Google-Account.

Empfehlung: Gut geeignet für den Einstieg und einfache Retrospektiven, bei denen keine komplexen Funktionen benötigt werden.

FunRetro

FunRetro ist ein spezialisiertes Tool ausschließlich für Retrospektiven. Es ist bewusst einfach gehalten und fokussiert sich auf die Kernfunktionen für Sprint-Retrospektiven.

Vorteile:

• Speziell für Retrospektiven entwickelt
• Sehr einfach und fokussiert
• Verschiedene Retrospektiven-Formate vordefiniert (Start-Stop-Continue, Mad-Sad-Glad, 4Ls, etc.)
• Kostenlos nutzbar
• Keine Registrierung für Teilnehmer erforderlich
• Export der Ergebnisse möglich

Nachteile:

• Nur für Retrospektiven, nicht für andere Zwecke
• Weniger visuell als Miro oder Mural
• Keine Integration mit anderen Tools
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

Preis: Kostenlos mit optionalen Premium-Features.

Empfehlung: Perfekt für Teams, die ein schlankes, fokussiertes Tool nur für Retrospektiven suchen, ohne Schnickschnack.

Vergleich: Welches Whiteboard-Tool wählen?

Tool	Kosten	Komplexität	Funktionsumfang	Beste Nutzung
Miro	€€	Hoch	Sehr umfangreich	Professionelle Teams, umfangreiche Retrospektiven
Mural	€€€	Hoch	Sehr umfangreich	Strukturierte Workshops, Facilitation
Jamboard	Kostenlos	Niedrig	Basis	Einfache Retrospektiven, Einstieg
FunRetro	Kostenlos	Sehr niedrig	Fokussiert	Nur Retrospektiven, minimalistisch

Empfehlung für Vereine:

• Einstieg: Google Jamboard oder FunRetro (kostenlos, einfach)
• Fortgeschritten: Miro (umfangreich, Non-Profit-Rabatte verfügbar)
• Nur Retrospektiven: FunRetro (spezialisiert und kostenlos)

Zusammenfassung und Empfehlungen

Die Wahl des richtigen Tools hängt von den spezifischen Bedürfnissen Ihres Vereins ab:

Für maximale Datenkontrolle und europäische Souveränität:

• Nextcloud + Mattermost + Wekan/Taiga: Diese Kombination bietet eine vollständige Open-Source-Lösung mit Dateimanagement, Chat und Projektmanagement unter eigener Kontrolle.

Für einfachen Einstieg mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis:

• Trello + Slack: Bewährte Kombination mit kostenfreien Basisplänen und Non-Profit-Rabatten.
• Notion: All-in-One-Lösung für Teams mit hoher digitaler Kompetenz.

Für agile Teams mit Fokus auf Scrum/Kanban:

• Taiga: Speziell für agile Methoden entwickelt, Open Source.
• Asana: Kommerzielle Alternative mit vielseitigen Funktionen.

Für Microsoft 365-Nutzer:

• Microsoft Teams: Wenn bereits im Microsoft-Ökosystem, nahtlose Integration.

Bei der Entscheidung sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Technische Kompetenz im Team (Self-Hosting vs. Cloud)
• Budget und verfügbare Non-Profit-Rabatte
• Datenschutz- und Souveränitätsanforderungen
• Gewünschter Funktionsumfang (All-in-One vs. spezialisierte Tools)
• Größe und Verteilung des Teams (lokal vs. remote)