Sprintplanung
Die Sprintplanung ist das zentrale und einzige Treffen im Scrum für das Ehrenamt. In diesem Meeting wird der aktuelle Sprint abgeschlossen, der neue Sprint geplant und anschließend gestartet. Zusätzlich wird das Backlog gepflegt und aktualisiert.
Im „klassischen“ Scrum gibt es mehrere Meetings: Sprintplanung I, Sprintplanung II, Backlog Refinement und das Sprint-Review. Im Ehrenamt sind so viele Meetings jedoch nicht praktikabel. Daher konzentrieren wir uns auf ein einziges Treffen pro Sprint.
Der Ablauf der Sprintplanung
Der Scrum Master sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Meetings. Zu seinen Aufgaben gehören:
- Einladung zum Termin
- Vorbereitung des physischen oder virtuellen Raums
- Moderation des gesamten Treffens
20 Min: Durchsicht des abgeschlossenen Sprints
Zu Beginn des Meetings werden die Aufgaben des abgeschlossenen Sprints überprüft. Erledigte Aufgaben werden entweder per Beamer oder mittels Screensharing präsentiert. Diese Phase sollte ca. 20 Minuten dauern.
Hierbei ist es wichtig, einen Safe Space zu schaffen, damit Probleme und Hindernisse offen angesprochen werden können. Das kann z. Bsp. eine noch nicht eingegangene Gestattung für das Sportfest sein oder eine Verzögerung beim Einzug der Mitgliedsbeiträge aufgrund von Krankheit.
Auch Erfolge sollten sichtbar gemacht und gewürdigt werden. Wurde beispielsweise ein neuer Trainer gefunden und eingestellt, ist dies der richtige Moment, um diesen Erfolg zu feiern und die Beteiligten anzuerkennen.
Der Scrum Master sollte während der Moderation besonders auf die Zeit achten. Es gilt, eine Balance zu finden zwischen:
- Personen mit starkem Redebedürfnis über ihre erledigten Aufgaben zu moderieren und einzufangen
- Stillen, aber aktiven Mitarbeitenden eine Stimme zu geben
In dieser Phase sollte der Fokus stärker auf Problemen liegen als auf Erfolgen. Probleme erfordern konkrete Lösungsansätze, während erledigte Aufgaben lediglich Anerkennung benötigen.
25 Min: Pflege der Projekt-Backlogs
In dieser Phase werden die Backlogs der Projekte aktualisiert. Neue Aufgaben werden identifiziert und bestehende Aufgaben überprüft. Es ist wichtig, dabei offen und pragmatisch vorzugehen: Aufgaben, die keinen Sinn mehr ergeben, sollten entweder gelöscht oder neu formuliert werden. Zum Beispiel kann die Aufgabe „Tagesordnung ausdrucken“ gestrichen werden, wenn bei der Sitzung stattdessen ein Beamer verwendet wird.
Diese Phase wird im klassischen Scrum als Backlog Refinement bezeichnet. Der Begriff „Backlog Grooming“ ist wegen seiner Doppeldeutigkeit nicht mehr gebräuchlich.
Kritische Nachfragen und Diskussionen
Die Pflege des Backlogs ist der ideale Zeitpunkt, um kritische Fragen zu stellen und Unklarheiten zu beseitigen. Wenn Informationen fehlen, Abläufe unklar sind oder die grundsätzliche Idee einer Aufgabe nicht passt, sollte dies hier besprochen werden. Der Scrum Master moderiert diese Diskussionen, um sie zielgerichtet und konstruktiv zu gestalten.
Beispiele für solche Klärungen könnten sein:
- Wie viele Bockwürste und Falafel müssen für das nächste Fest bestellt werden?
- An welche Empfängerliste sollen die Weihnachtsgrüße verschickt werden?
Alles, was für die erfolgreiche Bearbeitung einer Aufgabe wichtig ist, sollte in dieser Phase erarbeitet und dokumentiert werden. Ziel ist es, am Ende ein aktuelles und gut strukturiertes Backlog zu haben, das den Anforderungen des nächsten Sprints entspricht.
Ergänzende Hinweise, wie man Aufgaben gut und richtig beschreibt, findet sich unter Aufgaben richtig schreiben.
25 Min: Planung des nächsten Sprints
Die abschließende Phase der Sprintplanung ist die Planung des nächsten Sprints. Hier werden die Aufgaben für den kommenden Sprint ausgewählt und den Teammitgliedern zugewiesen. Dabei sollten im Scrum für das Ehrenamt besondere Kriterien berücksichtigt werden:
- Berücksichtigung von Deadlines: Aufgaben mit kritischen Terminen sollten frühzeitig eingeplant werden – idealerweise mindestens einen Sprint vor der eigentlichen Deadline.
- Angemessene Workload: Die Aufgabenmenge sollte realistisch und erfüllbar sein. Anders als in der Industrie, wo Sprints oft ehrgeizig und vollgepackt sind, ist im Ehrenamt eine maßvolle Planung notwendig, die Rücksicht auf die zeitlichen Ressourcen der Beteiligten nimmt.
- Vielfalt der Aufgaben: Das Backlog sollte eine breite Auswahl an Aufgaben enthalten, sodass alle Mitarbeitenden etwas finden, das ihren Fähigkeiten und Interessen entspricht. Auch kleinere oder vermeintlich weniger wichtige Aufgaben wie „Wöchentlich mindestens 5 Instagram-Stories posten“ sollten berücksichtigt werden.
- Ausgewogene Mischung: Eine Balance aus angenehmen und herausfordernden Aufgaben ist wichtig. Besonders Aufgaben, die den Vereinszweck stärken, wie etwa die Organisation einer Spendenaktion, sollten priorisiert werden. Dies trägt aktiv zur Pflege und Stärkung der Vereinswerte bei.
Zuweisung der Aufgaben
Nachdem die Aufgaben für den Sprint festgelegt wurden, erfolgt die Zuweisung an die anwesenden Teammitglieder. Jede zugewiesene Person übernimmt die Ergebnisverantwortung für ihre Aufgabe. Das bedeutet, dass sie dafür sorgt, dass die Aufgabe abgeschlossen wird. Diese Verantwortung schließt jedoch Teamarbeit nicht aus – die Unterstützung durch andere Mitglieder ist ausdrücklich erwünscht.
Der Scrum Master moderiert die Zuweisung und erklärt das Konzept der Ergebnisverantwortung, falls es Unklarheiten gibt. Er achtet darauf, dass:
- Aufgaben fair und passend verteilt werden.
- Es nicht zum „Rosinenpicken“ kommt, bei dem nur attraktive Aufgaben gewählt werden.
- Niemand überlastet wird.
Das Ziel ist eine gerechte Verteilung der Arbeit, die die Motivation fördert und sicherstellt, dass alle Mitglieder sich aktiv einbringen können, ohne überfordert zu werden.
Im klassischen Scrum erfolgt die Aufgabenverteilung nach dem Pull-Prinzip: Die Mitarbeitenden wählen ihre Aufgaben selbst, üblicherweise während der täglichen Meetings (Daily Scrum).
Im Ehrenamt verzichten wir jedoch auf tägliche Meetings, da sie für ehrenamtliche Strukturen oft nicht praktikabel sind. Stattdessen wird in der Sprintplanung eine direkte Zuweisung der Aufgaben vorgenommen. Dies ermöglicht eine möglichst faire Verteilung und berücksichtigt die unterschiedlichen zeitlichen Ressourcen sowie die individuellen Stärken und Interessen der Teammitglieder.
Die direkte Zuweisung hilft dabei, den Ablauf klar und strukturiert zu gestalten und sorgt dafür, dass sich alle von Anfang an eingebunden fühlen.
Abschluss
Mit der Sprintplanung sind alle notwendigen Schritte für das Agile Ehrenamt abgeschlossen. Nun besteht die Möglichkeit, offenen Kommunikations- oder Redebedarf zu stillen, der während der vorangegangenen strukturierten Phasen möglicherweise zu kurz gekommen ist.
Diese Zeit kann genutzt werden für:
- Freie Diskussionen: Raum für Themen, die nicht direkt in den Ablauf der Planung passten.
- Klärungen und Ideen: Besprechung von spontanen Einfällen oder ungeklärten Fragen.
- Soziales Miteinander: Zeit für informellen Austausch, der die Teamdynamik stärkt.
Das formlose Notieren von neuen Ideen als Skizzen im Backlog ist ausdrücklich möglich und erwünscht.
Dieser Abschluss bietet eine lockere Gelegenheit, die Gemeinschaft zu fördern und sicherzustellen, dass sich alle gehört und eingebunden fühlen, bevor das Meeting endet.