Aufgaben richtig schreiben

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches agiles Arbeiten im Ehrenamt ist die klare und verständliche Formulierung von Aufgaben. Gut geschriebene Aufgaben ermöglichen es allen Teammitgliedern, schnell zu verstehen, was zu tun ist, wann es fertig sein muss und welche Ressourcen benötigt werden. Dies ist besonders im Ehrenamt wichtig, wo Mitglieder oft wenig Zeit haben und schnell einen Überblick benötigen.

Die Definition of Done: Aufgaben im erledigten Zustand formulieren

Ein zentrales Prinzip beim Schreiben guter Aufgaben ist die Formulierung in der Vergangenheitsform bzw. im erledigten Zustand. Statt zu beschreiben, was zu tun ist, beschreiben wir, wie der Zustand aussieht, wenn die Aufgabe erledigt ist.

Klassisch (Imperativ):

• "Newsletter schreiben"
• "5 Instagram-Stories posten"
• "Getränke bestellen"

In der Definition of Done (Vergangenheit/erledigt):

• "Newsletter ist geschrieben und versendet"
• "5 Instagram-Stories sind gepostet"
• "Getränke sind bestellt und Liefertermin ist vereinbart"

Warum ist diese Formulierung so wichtig?

Die Formulierung im erledigten Zustand bringt mehrere entscheidende Vorteile:

1. Klare Definition von "Fertig"

Es ist eindeutig, wann die Aufgabe wirklich abgeschlossen ist. Bei "Newsletter schreiben" könnte man fragen: Reicht ein Entwurf? Muss er Korrektur gelesen sein? Ist er schon versendet? Bei "Newsletter ist geschrieben, korrigiert und versendet" gibt es keine Unklarheiten mehr.

2. Visualisierung des Ziels

Die Formulierung hilft dabei, sich das Endergebnis konkret vorzustellen. Man sieht vor dem inneren Auge bereits den fertigen Zustand, was die Planung und Ausführung erleichtert.

3. Motivation durch Erfolgserlebnis

Die Vergangenheitsform suggeriert, dass die Aufgabe bereits geschafft ist. Das wirkt motivierend und gibt ein positives Gefühl. Man arbeitet auf ein klar definiertes Erfolgserlebnis hin.

4. Vermeidung von Missverständnissen

Durch die präzise Beschreibung des Endzustands werden Missverständnisse vermieden. Alle Beteiligten haben die gleiche Vorstellung davon, was das Ergebnis sein soll.

5. Bessere Überprüfbarkeit

In der Sprintplanung kann schnell überprüft werden, ob die Aufgabe wirklich erledigt ist. Der beschriebene Zustand liegt entweder vor oder nicht – es gibt keine Grauzone.

tipp

Im Scrum für das Ehrenamt ist die Definition of Done besonders wichtig, da Aufgaben oft asynchron bearbeitet werden und nicht täglich überprüft werden können. Die klare Formulierung im erledigten Zustand schafft Sicherheit für alle Beteiligten.

Die Grundprinzipien guter Aufgaben

Eine gute Aufgabe sollte folgende Kriterien erfüllen:

1. Klar und präzise formuliert im erledigten Zustand

Die Aufgabe muss ohne Rückfragen verständlich sein. Vermeiden Sie vage Formulierungen und seien Sie so konkret wie möglich. Formulieren Sie im erledigten Zustand.

Schlecht:

• "Etwas für Instagram machen"
• "Um Getränke kümmern"
• "Trainer kontaktieren"

Gut (im erledigten Zustand):

• "5 Instagram-Stories über die Vorbereitung des Sommerfests sind gepostet"
• "20 Kisten Wasser und 10 Kisten Cola sind bei Getränke Schmidt bestellt und Liefertermin für den 15.06. ist vereinbart"
• "Trainer Max Mustermann ist angerufen und Termin für Schnuppertraining am 20.05. ist bestätigt"

2. Ein klares Ergebnis definieren

Es muss eindeutig sein, wann die Aufgabe als erledigt gilt. Dies hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und gibt der zuständigen Person Sicherheit. Die Formulierung im erledigten Zustand macht dies automatisch klarer.

Schlecht:

• "Newsletter vorbereiten"

Gut (im erledigten Zustand):

• "Newsletter mit den Themen Sommerfest, neue Mitglieder und Spendenaufruf ist geschrieben und an Vorstand zur Freigabe gesendet"

3. Realistisch und in angemessener Größe

Eine Aufgabe sollte innerhalb eines Sprints von einer Person zu bewältigen sein. Zu große Aufgaben müssen in kleinere Teilaufgaben zerlegt werden.

Zu groß:

• "Sommerfest ist komplett organisiert"

Besser aufgeteilt (im erledigten Zustand):

• "Location für Sommerfest ist gebucht"
• "Catering-Angebote sind eingeholt und Anbieter ist ausgewählt"
• "Helfer-Liste ist erstellt und Schichten sind eingeteilt"
• "Plakate und Flyer für Sommerfest sind gestaltet und in Druck gegeben"

4. Termine und Deadlines angeben

Wenn eine Aufgabe zeitkritisch ist, muss die Deadline klar kommuniziert werden. Idealerweise sollte die Aufgabe mindestens einen Sprint vor der Deadline eingeplant werden.

Ohne Deadline:

• "Förderantrag ist bei der Stadt eingereicht"

Mit Deadline (im erledigten Zustand):

• "Förderantrag ist bei der Stadt eingereicht (Deadline: 30.09., Einplanung bis spätestens 15.09.)"

5. Notwendige Informationen und Ressourcen bereitstellen

Alle Informationen, die für die Bearbeitung notwendig sind, sollten direkt in der Aufgabenbeschreibung stehen oder verlinkt werden.

Unvollständig:

• "Rechnung ist bezahlt"

Vollständig (im erledigten Zustand):

• "Rechnung von Druckerei Müller (Rechnungsnummer 12345, liegt im Vorstandsordner) über 250 € ist bis zum 15.06. überwiesen. Bankverbindung: IBAN DE12..."

Tipps für die Praxis

Checklisten verwenden

Für komplexere Aufgaben können Checklisten hilfreich sein, um alle notwendigen Schritte zu erfassen. Auch hier formulieren wir im erledigten Zustand:

Beispiel: "Jahreshauptversammlung ist vorbereitet"

• Termin ist mit Vorstand abgestimmt
• Raum ist gebucht (Gemeindehaus oder Vereinsheim)
• Einladungen sind an alle Mitglieder versendet (mind. 4 Wochen vorher)
• Tagesordnung ist erstellt und mit Vorstand abgesprochen
• Jahresbericht ist vorbereitet
• Kassenbericht ist vorbereitet
• Beamer und Technik sind organisiert

Verantwortlichkeiten klar benennen

Auch wenn eine Aufgabe einer Person zugewiesen ist, können weitere Beteiligte oder Ansprechpartner genannt werden:

Beispiel (im erledigten Zustand): "Sponsoring-Anfrage ist an lokale Unternehmen versendet (Zuständig: Julia, Unterstützung durch Vorstand bei Fragen zur Spendenquittung)"

Wichtige Kontakte und Ansprechpartner notieren

Wenn externe Kontakte involviert sind, sollten diese in der Aufgabe vermerkt werden:

Beispiel (im erledigten Zustand): "Genehmigung für Straßenfest ist bei der Stadt eingeholt (Ansprechpartner: Frau Schmidt, Ordnungsamt, Tel. 0123/456789, E-Mail: schmidt@stadt.de)"

Labels und Kategorien nutzen

Viele Tools erlauben die Vergabe von Labels oder Tags. Diese können helfen, Aufgaben zu kategorisieren:

• Dringlichkeit: "Wichtig", "Kann warten"
• Art: "Organisation", "Marketing", "Finanzen", "Kommunikation"
• Aufwand: "5 Minuten", "1 Stunde", "Mehrere Stunden"

Häufige Fehler vermeiden

Zu vage Formulierungen

Problem: "Website ist gepflegt"

Diese Aufgabe ist viel zu unspezifisch. Was genau wurde gemacht?

Lösung: Konkretisieren Sie die Aufgabe im erledigten Zustand:

• "Neue Veranstaltungstermine sind auf der Website eingetragen"
• "Datenschutzerklärung ist auf der Website aktualisiert"
• "Galerie ist mit Fotos vom letzten Event ergänzt"

Mehrere Aufgaben in einer

Problem: "Flyer sind gestaltet, gedruckt und verteilt"

Dies sind eigentlich drei separate Aufgaben, die möglicherweise von verschiedenen Personen oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten erledigt werden.

Lösung: Aufteilen in einzelne Aufgaben (im erledigten Zustand):

1. "Flyer für Sommerfest ist gestaltet (Inhalte sind mit Vorstand abgestimmt)"
2. "300 Flyer sind bei Druckerei in Auftrag gegeben"
3. "Flyer sind an lokalen Geschäften und Schwarzen Brettern verteilt"

Fehlende Kontextinformationen

Problem: "Bericht ist geschrieben"

Welcher Bericht? Für wen? Mit welchen Inhalten?

Lösung (im erledigten Zustand): "Jahresbericht für die Mitgliederversammlung ist geschrieben (Inhalte: Aktivitäten 2024, Finanzen, Ausblick 2025, max. 3 Seiten)"

Unrealistische Aufgabengrößen

Problem: "Social Media für den ganzen Monat ist vorbereitet"

Dies ist eine zu große Aufgabe für einen Sprint.

Lösung: Verkleinern Sie die Aufgabe (im erledigten Zustand):

• "3 Facebook-Posts für die erste Juniwoche sind erstellt"
• "Instagram-Story-Plan für nächste Woche ist entworfen"

Vorlagen für typische Aufgaben

Alle Vorlagen sind im erledigten Zustand formuliert, um die Definition of Done klar zu machen.

Veranstaltung organisieren

Titel: [Name der Veranstaltung] ist organisiert

Beschreibung:

• Datum und Uhrzeit: [...]
• Location ist gebucht: [...]
• Erwartete Teilnehmerzahl: [...]
• Budget: [...]
• Erledigte Schritte: [Konkrete Checkliste im erledigten Zustand]
• Deadline: [...]

Beispiel: "Sommerfest am 15.07. ist organisiert"

• Location (Vereinsgelände) ist gebucht
• Catering für 100 Personen ist bestellt
• 10 Helfer sind eingeteilt
• Technik (Bühne, Sound) ist organisiert

Externe Kommunikation

Titel: [Zweck der Kommunikation] ist mit [Empfänger] durchgeführt

Beschreibung:

• Empfänger: [Name, Kontaktdaten]
• Inhalt: [Was wurde kommuniziert]
• Form: [E-Mail, Anruf, Brief, ...]
• Bis wann: [Deadline]
• Wichtige Anhänge/Infos: [...]

Beispiel: "Kooperationsanfrage ist an Stadtbibliothek versendet"

• E-Mail an Frau Müller (mueller@stadtbibliothek.de) ist versendet
• Projektbeschreibung ist als PDF angehängt
• Termin für Rückruf ist vereinbart (20.05.)

Einkauf/Bestellung

Titel: [Produkt/Dienstleistung] ist bei [Anbieter] bestellt

Beschreibung:

• Was: [Genaue Bezeichnung, Menge]
• Anbieter: [Name, Kontakt]
• Budget: [max. Betrag]
• Liefertermin ist vereinbart: [...]
• Zahlungsweise: [Rechnung, Vorkasse, ...]
• Genehmigung durch: [falls nötig]

Beispiel: "T-Shirts für Vereinsmitglieder sind bei Textildruck Meyer bestellt"

• 50 T-Shirts in verschiedenen Größen sind bestellt
• Preis: 450 € (im Budget)
• Liefertermin ist vereinbart: 01.06.
• Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel

Zusammenfassung

Gut formulierte Aufgaben im erledigten Zustand sind das Herzstück erfolgreicher agiler Arbeit im Ehrenamt. Sie:

• Definieren klar, wann eine Aufgabe "fertig" ist (Definition of Done)
• Sparen Zeit durch klare Kommunikation
• Vermeiden Missverständnisse und Rückfragen
• Ermöglichen neuen Mitgliedern schnellen Einstieg
• Schaffen Transparenz über den Arbeitsfortschritt
• Motivieren durch Visualisierung des Erfolgserlebnisses
• Erleichtern die Überprüfung in der Sprintplanung

Die wichtigste Regel: Beschreiben Sie nicht, was zu tun ist, sondern wie der Zustand aussieht, wenn die Aufgabe erledigt ist. Statt "Newsletter schreiben" nutzen Sie "Newsletter ist geschrieben und versendet".

Nehmen Sie sich die Zeit, Aufgaben sorgfältig im erledigten Zustand zu formulieren. Die investierte Zeit zahlt sich vielfach aus durch effizienteres Arbeiten und zufriedenere Teammitglieder.

tipp

Überprüfen Sie Aufgaben regelmäßig während des Backlog Refinements und verbessern Sie unklare Formulierungen. Eine gut gepflegte Aufgabenliste mit klarer Definition of Done ist die Grundlage für erfolgreiche Sprints.