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Retrospektiven

Retrospektiven sind ein zentrales Element erfolgreicher agiler Arbeit. Sie bieten dem Team die Möglichkeit, innezuhalten, zu reflektieren und gemeinsam zu überlegen, wie die Zusammenarbeit verbessert werden kann. Im Scrum für das Ehrenamt haben Retrospektiven eine besondere Bedeutung, da sie helfen, die Methode kontinuierlich an die Bedürfnisse des Vereins anzupassen.

Was ist eine Retrospektive?​

Eine Retrospektive (kurz: Retro) ist ein strukturiertes Meeting, in dem das Team gemeinsam über die vergangenen Sprints reflektiert:

  • Was lief gut? Erfolge und positive Erfahrungen würdigen
  • Was lief nicht so gut? Probleme und Hindernisse identifizieren
  • Was können wir verbessern? Konkrete Verbesserungsmaßnahmen ableiten

Im Gegensatz zum Sprint-Review, das sich auf die erledigten Aufgaben konzentriert, geht es in der Retrospektive um die Zusammenarbeit, Prozesse und Methodik selbst.

info

Im klassischen Scrum findet die Retrospektive nach jedem Sprint statt. Im Ehrenamt ist das oft zu aufwendig. Daher empfehlen wir Retrospektiven alle 2-3 Monate, damit sie nicht zur Belastung werden, aber trotzdem regelmäßig stattfinden.

Warum sind Retrospektiven wichtig?​

1. Kontinuierliche Verbesserung​

Retrospektiven fördern eine Kultur der stetigen Optimierung. Statt Probleme hinzunehmen, werden sie aktiv angegangen und gelöst.

2. Team-Zusammenhalt stärken​

In der Retrospektive kommen alle zu Wort. Das Team lernt sich besser kennen und entwickelt ein gemeinsames Verständnis für Herausforderungen.

3. Probleme früh erkennen​

Viele Probleme im Team werden in Retrospektiven sichtbar, bevor sie zu größeren Konflikten werden: unklare Kommunikation, Überlastung einzelner Personen oder ineffiziente Prozesse.

4. Erfolge würdigen​

Retrospektiven sind nicht nur Problemgespräche. Sie bieten Raum, Erfolge zu feiern und die Arbeit des Teams wertzuschätzen.

5. Methode ans Team anpassen​

Jeder Verein ist anders. Retrospektiven helfen dabei, Scrum so anzupassen, dass es wirklich zum Team passt – nicht umgekehrt.

Wann sollten Retrospektiven stattfinden?​

Im Ehrenamt: Alle 2-3 Monate​

Da im Ehrenamt Zeit begrenzt ist, empfehlen wir:

  • Erste Retrospektive: Nach den ersten 2-3 Sprints (ca. 6-9 Wochen nach dem Start)
  • Danach regelmäßig: Alle 2-3 Monate, z.B. quartalsweise
  • Bei Bedarf: Wenn größere Probleme auftreten oder wichtige Projekte abgeschlossen sind
tipp

Planen Sie Retrospektiven frühzeitig im Kalender ein! Wenn sie nur „bei Bedarf" stattfinden, werden sie oft vergessen oder aufgeschoben.

Dauer​

Eine Retrospektive im Ehrenamt sollte 45-90 Minuten dauern:

  • 45-60 Min: Für Teams mit 3-5 Personen, die sich auf ein Hauptthema konzentrieren
  • 60-90 Min: Für größere Teams oder wenn mehrere Sprints reflektiert werden

Vorbereitung einer Retrospektive​

Moderator bestimmen​

Der Scrum Master moderiert üblicherweise die Retrospektive. Die Moderation kann aber auch rotieren, um verschiedene Perspektiven einzubringen.

Aufgaben des Moderators:

  • Format auswählen und vorbereiten
  • Zeitmanagement während der Retro
  • Sicherstellen, dass alle zu Wort kommen
  • Diskussionen fokussiert halten
  • Dokumentation der Ergebnisse

Termin und Einladung​

  • Termin frühzeitig festlegen: Mindestens 2 Wochen im Voraus
  • Dauer kommunizieren: Klare Zeitangabe (z.B. 60 Minuten)
  • Format ankündigen: Kurz erklären, was passieren wird
  • Erinnerung senden: 2-3 Tage vorher nochmal erinnern

Format wählen​

Wählen Sie ein Retrospektiven-Format, das zu Ihrem Team passt. Weiter unten finden Sie bewährte Formate im Detail.

Raum vorbereiten​

Präsenz:

  • Ruhiger Raum ohne Störungen
  • Flipchart, Whiteboard oder Pinnwand
  • Post-its und Stifte
  • Gemütliche Atmosphäre (ggf. Getränke, Snacks)

Virtuell:

  • Online-Whiteboard-Tool (Miro, Mural, Google Jamboard)
  • Stabile Video-Verbindung
  • Alle haben Zugriff auf das Tool
  • Bildschirm teilen können

Bewährte Retrospektiven-Formate​

Format 1: Start-Stop-Continue ⭐ Empfohlen für den Einstieg​

Das einfachste und am weitesten verbreitete Format. Ideal für Teams, die zum ersten Mal eine Retrospektive durchführen.

Struktur:

StartStopContinue
Was sollten wir anfangen zu tun?Was sollten wir aufhören zu tun?Was sollten wir weitermachen?

Ablauf (60 Min):

  1. Einführung (5 Min): Format erklären
  2. Sammeln (15 Min): Jeder notiert Punkte auf Post-its (oder im Online-Tool)
  3. Vorstellen (20 Min): Jeder klebt seine Post-its und erklärt sie kurz
  4. Clustern (10 Min): Ähnliche Themen gruppieren
  5. Priorisieren (5 Min): Die wichtigsten 2-3 Themen auswählen
  6. Maßnahmen ableiten (10 Min): Konkrete nächste Schritte definieren
  7. Abschluss (5 Min): Zusammenfassung und Dokumentation

Beispiel:

Start:

  • "Wir sollten vor der Sprintplanung eine kurze Reminder-Mail schicken"
  • "Deadlines deutlicher im Tool markieren"

Stop:

  • "Aufhören, Aufgaben ohne klare Deadlines zu planen"
  • "Keine Diskussionen mehr in der WhatsApp-Gruppe, sondern im Tool"

Continue:

  • "Weiterhin regelmäßige Sprintplanungen alle 3 Wochen"
  • "Das Tool funktioniert gut, beibehalten"

Format 2: Mad-Sad-Glad​

Dieses Format fokussiert sich auf Emotionen und hilft, die Stimmung im Team zu erfassen.

Struktur:

Mad 😠Sad 😢Glad 😊
Was hat mich frustriert oder geärgert?Was hat mich enttäuscht oder traurig gemacht?Worüber bin ich froh oder was hat mich gefreut?

Wann nutzen?

  • Wenn die Stimmung im Team angespannt ist
  • Um emotionale Themen anzusprechen
  • Nach schwierigen Phasen oder Projekten

Ablauf: Ähnlich wie Start-Stop-Continue, aber mit Fokus auf Gefühle statt auf Aktionen.

Format 3: 4Ls (Liked, Learned, Lacked, Longed for)​

Ein ausführlicheres Format, das besonders nach größeren Projekten oder längeren Phasen geeignet ist.

Struktur:

Liked 👍Learned 💡Lacked ❌Longed for 🌟
Was hat mir gefallen?Was habe ich gelernt?Was hat gefehlt?Was hätte ich mir gewünscht?

Wann nutzen?

  • Nach Abschluss größerer Projekte (z.B. Sommerfest, Jahreshauptversammlung)
  • Wenn das Team viele neue Erfahrungen gemacht hat
  • Für tiefergehende Reflexion

Beispiel:

Liked:

  • "Die Zusammenarbeit im Team war sehr gut"
  • "Die neue Aufgabenformulierung ist viel klarer"

Learned:

  • "Wir brauchen mehr Vorlaufzeit für die Planung"
  • "Virtuelle Meetings funktionieren besser als gedacht"

Lacked:

  • "Uns fehlte manchmal die Übersicht über alle Projekte"
  • "Nicht alle haben Zugriff auf das Tool gehabt"

Longed for:

  • "Mehr Zeit für einzelne Aufgaben"
  • "Bessere Kommunikation zwischen den Sprints"

Format 4: Segelboot (Speed Boat)​

Ein visuelles Format, das gut für kreative Teams funktioniert.

Metapher: Das Team ist ein Segelboot auf dem Weg zu einer Insel (Ziel).

Struktur:

  • ⛵ Segel (Wind): Was treibt uns voran? Was hilft uns?
  • ⚓ Anker: Was bremst uns? Was hält uns zurück?
  • 🏝️ Insel: Was ist unser Ziel? Wo wollen wir hin?
  • 🪨 Felsen: Welche Risiken oder Gefahren drohen?

Wann nutzen?

  • Für Teams, die gerne visuell arbeiten
  • Um eine langfristige Perspektive einzunehmen
  • Bei strategischen Retrospektiven

Format 5: Timeline / Zeitstrahl​

Die Ereignisse der vergangenen Sprints werden chronologisch auf einem Zeitstrahl angeordnet.

Ablauf:

  1. Zeitstrahl zeichnen (z.B. letzte 2-3 Monate)
  2. Jeder markiert wichtige Ereignisse (positiv und negativ)
  3. Muster und Zusammenhänge werden sichtbar
  4. Diskussion über Auffälligkeiten

Wann nutzen?

  • Um den Verlauf mehrerer Sprints zu reflektieren
  • Wenn Muster oder Trends erkannt werden sollen
  • Bei längerer Zeit seit der letzten Retrospektive

Durchführung der Retrospektive​

1. Einführung und Check-in (5-10 Min)​

Beginnen Sie mit einer kurzen Einstiegsrunde:

  • Begrüßung: Dank für die Teilnahme
  • Ziel erklären: Was wollen wir heute erreichen?
  • Regeln festlegen: Respekt, Offenheit, Vertraulichkeit
  • Check-in-Runde: Jeder sagt kurz, wie es ihm geht (1 Wort oder 1 Satz)
tipp

Ein guter Check-in schafft eine offene Atmosphäre. Beispiel-Frage: "Wie fühlst du dich gerade auf einer Skala von 1-10?"

2. Daten sammeln (15-20 Min)​

Je nach gewähltem Format sammeln alle Teilnehmenden ihre Gedanken:

  • Individuell: Jeder notiert für sich Punkte (5-10 Min)
  • Vorstellen: Reihum werden die Punkte vorgestellt und aufgehängt/eingetragen
  • Keine Diskussion: In dieser Phase wird nicht diskutiert, nur gesammelt

3. Erkenntnisse generieren (15-25 Min)​

Nun werden die gesammelten Punkte analysiert:

  • Clustern: Ähnliche Themen zusammenfassen
  • Priorisieren: Die wichtigsten Themen identifizieren (z.B. durch Punktabstimmung)
  • Diskutieren: Tiefergehende Gespräche über die wichtigsten Themen

Moderationstipps:

  • Achten Sie darauf, dass alle zu Wort kommen
  • Unterbrechen Sie Monologe freundlich
  • Halten Sie Diskussionen fokussiert
  • Notieren Sie wichtige Erkenntnisse

4. Maßnahmen ableiten (10-15 Min)​

Der wichtigste Teil: Aus Erkenntnissen werden konkrete Aktionen!

Fragen für gute Maßnahmen:

  • Was genau werden wir anders machen?
  • Wer ist dafür verantwortlich?
  • Bis wann soll das umgesetzt sein?
  • Wie überprüfen wir, ob es funktioniert?

Beispiele:

❌ Schlecht: "Wir sollten besser kommunizieren" ✅ Gut: "Max schickt 2 Tage vor der Sprintplanung eine Reminder-Mail mit Agenda (Start: nächster Sprint)"

❌ Schlecht: "Wir brauchen mehr Zeit" ✅ Gut: "Wir reduzieren die Anzahl der geplanten Aufgaben pro Sprint von 10 auf 7 (Start: nächster Sprint)"

warnung

Wichtig: Weniger ist mehr! Besser 2-3 Maßnahmen wirklich umsetzen als 10 planen und keine schaffen.

5. Abschluss und Check-out (5 Min)​

  • Zusammenfassung: Kurze Wiederholung der beschlossenen Maßnahmen
  • Check-out-Runde: Jeder sagt ein Wort, wie er sich jetzt fühlt
  • Dank: Wertschätzung für Offenheit und Beteiligung

Dokumentation und Follow-up​

Ergebnisse festhalten​

Dokumentieren Sie die wichtigsten Punkte:

  • Was wurde besprochen? (Stichpunkte zu jedem Thema)
  • Welche Maßnahmen wurden beschlossen? (konkret mit Verantwortlichkeiten)
  • Wer macht was bis wann?

Wo dokumentieren?

  • Im Projektmanagement-Tool (z.B. eigene "Retrospektive"-Seite)
  • In einem geteilten Dokument (Google Docs, Notion)
  • Als Protokoll in der Ablage

Maßnahmen nachverfolgen​

  • In der nächsten Sprintplanung: Kurz checken, ob Maßnahmen umgesetzt wurden
  • In der nächsten Retrospektive: Rückblick auf die beschlossenen Verbesserungen
info

Behandeln Sie Retrospektiven-Maßnahmen wie reguläre Aufgaben: Tragen Sie sie ins Backlog ein und weisen Sie sie jemandem zu. So gehen sie nicht unter.

Häufige Fehler vermeiden​

❌ Fehler 1: Keine konkreten Maßnahmen​

Problem: Viel geredet, aber nichts beschlossen.

Lösung: Mindestens 10-15 Minuten für konkrete Maßnahmen einplanen. Moderator achtet darauf, dass klare Verantwortlichkeiten festgelegt werden.

❌ Fehler 2: Nur Probleme, keine Erfolge​

Problem: Die Retrospektive wird zur Beschwerdestunde.

Lösung: Starten Sie immer mit positiven Aspekten. Feiern Sie Erfolge explizit.

❌ Fehler 3: Einzelne dominieren​

Problem: Einige reden viel, andere schweigen.

Lösung: Moderator gibt bewusst ruhigeren Personen Raum. Nutzen Sie individuelle Sammlungsphasen (Post-its).

❌ Fehler 4: Zu viele Maßnahmen​

Problem: 15 Verbesserungsideen, aber keine wird umgesetzt.

Lösung: Fokus auf 2-3 wichtigste Maßnahmen. Lieber weniger, aber dafür wirksam.

❌ Fehler 5: Keine Follow-up​

Problem: Beschlüsse werden vergessen.

Lösung: Maßnahmen dokumentieren und in der nächsten Retrospektive reviewen.

❌ Fehler 6: Unsichere Atmosphäre​

Problem: Kritik wird persönlich genommen, Menschen trauen sich nicht, ehrlich zu sein.

Lösung:

  • Grundregel: "Wir kritisieren Prozesse, nicht Personen"
  • Vertraulichkeit zusichern
  • Moderator greift ein, wenn es persönlich wird

Tipps für virtuelle Retrospektiven​

Tools​

Für virtuelle Retrospektiven sind Online-Whiteboard-Tools unverzichtbar. Weitere Details zu jedem Tool finden Sie unter Geeignete Tools.

Empfohlene Online-Whiteboards:

Best Practices für Remote​

  1. Tool vorher testen: Alle sollten sich vorher einloggen und ausprobieren
  2. Kameras an: Fördert Verbindung und Aufmerksamkeit
  3. Pausen einplanen: Remote-Meetings sind anstrengender
  4. Energizer nutzen: Kurze Auflockerung zwischendurch (z.B. 1 Min aufstehen und strecken)
  5. Breakout-Rooms: Bei größeren Teams in kleinere Gruppen aufteilen

Retrospektiven im Ehrenamt: Besonderheiten​

Zeitbewusst planen​

Im Ehrenamt ist Zeit kostbar:

  • 60 Minuten sind oft genug – Effizienz ist wichtig
  • Fokussiert bleiben – Nicht abschweifen
  • Pünktlich starten und enden – Respekt vor der Zeit aller

Positive Atmosphäre schaffen​

Ehrenamt lebt von Motivation:

  • Erfolge betonen – Zeigen, was erreicht wurde
  • Wertschätzung ausdrücken – Dank für die Arbeit
  • Lösungsorientiert bleiben – Nicht nur Probleme, sondern auch Lösungen

Nicht zu viel verlangen​

  • Maximal 3 Maßnahmen pro Retrospektive
  • Einfache, umsetzbare Verbesserungen bevorzugen
  • Quick Wins feiern – auch kleine Verbesserungen zählen

Zusammenfassung​

Retrospektiven sind ein mächtiges Werkzeug für kontinuierliche Verbesserung im Ehrenamt:

  • Regelmäßigkeit: Alle 2-3 Monate durchführen
  • Struktur: Bewährte Formate nutzen (Start-Stop-Continue für den Einstieg)
  • Fokus: Auf 2-3 konkrete Maßnahmen beschränken
  • Atmosphäre: Sicher, respektvoll, lösungsorientiert
  • Follow-up: Maßnahmen dokumentieren und nachverfolgen

Die wichtigste Regel: Eine gute Retrospektive führt zu konkreten Verbesserungen, die wirklich umgesetzt werden. Lieber klein anfangen und kontinuierlich besser werden, als perfektionistisch planen und nichts verändern.

tipp

Geben Sie Retrospektiven eine Chance! Die erste mag sich ungewohnt anfühlen, aber mit der Zeit wird sie zu einem wertvollen Ritual, das Ihr Team stärkt und die Zusammenarbeit stetig verbessert.

Weiterführende Themen​

  • Nach den ersten Sprints: Siehe Erste Schritte für Tipps zur ersten Reflexion
  • Häufige Probleme: Retrospektiven helfen, typische Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und anzugehen
  • Sprintplanung: Erkenntnisse aus Retrospektiven fließen in die Sprintplanung ein